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茄政办发〔2018〕20号 88必发区人民政府办公室关于 做好2017年度档案移交及进一步规范 档案查阅管理的通知
发布日期:2018-10-15
 茄政办发〔2018〕20号

88必发区人民政府办公室关于

做好2017年度档案移交及进一步规范

档案查阅管理的通知

 

各乡镇、社区,区直各部门:

  为确保档案的完整、准确、安全及有效开发利用,更好地为我区经济建设和社会民生工作服务,根据《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》有关规定,现就2017年度档案移交及进一步规范档案查阅管理有关事项通知如下:

  一、切实做好2017年度档案移交工作

  定期向区档案馆移交档案,是档案法律赋予各单位的职责和基本义务,各单位要高度重视,指定专人负责,并按规定时间和要求及时完成档案移交工作。

  (一)档案移交范围。凡2017年度反映本单位工作活动具有查考和利用价值的文件材料,包括文书、科技及各种专业的文件材料和录音(像)、光盘、照片等特种载体均应收集整理归档保存。

  (二)档案移交时间。2018年4月15日—6月30日。

  (三)相关要求。

  1、移交档案材料应是原件,复印件原则上不得归档。

  2、移交档案材料必须完整,如请示与批复、正文与附件等应一并归档,不得遗漏和散失。

  3、电子文档与纸质文件的档案材料应同时移交。在移交档案材料的同时移交对应的案卷目录(或归档文件目录)、卷内目录,并一并移交纸质文件、各类目录的电子版。

  4、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交。

  5、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘。

  (四)移交程序。

  1、档案预移交单位需认真填写《档案资料移交审批表》(一式两份),应写清移交时间、移交说明及移交档案资料清单,并经单位负责人签字后,报主管副区长审批。

  2、档案预移交单位携带审批后的《档案资料移交审批表》及需移交的档案资料到区档案馆与工作人员进行移交。

  3、档案预移交单位与区档案馆在移交过程中,要认真清点核对移交档案资料的内容及数量,经双方确定无误后签字移交,各留一份备查,电子版移交清单发送邮件至m18504647062@163.com.

  二、进一步规范档案资料的查阅

  各单位(个人)在进行档案资料查、借阅时,要严格按照区档案馆制定的档案资料查、借阅审批程序办理,并做好相关审批和登记工作。具体流程如下:

  1、区内各单位工作人员因工作需要查阅档案的,需认真填写《档案资料查、借阅审批表》,应写清查阅档案的名称及相关内容,经单位负责人签字后,报主管区长审批,方可到区档案馆查阅。因工作需要借阅档案的,还需经常务副区长审核同意;不属于工作范畴需要查、借阅档案的,必须经常务副区长审核同意。

  2、区外单位(个人)查、借阅档案的,应出示单位介绍信、身份证或工作证等有效证件,并填写《档案资料查、借阅审批表》,必须经常务副区长审核同意。

  3、查、借阅档案需由区档案馆工作人员亲自调档,并在档案室指定地点查阅。非区档案馆工作人员不得私自进入档案库房。

  4、查、借阅档案的单位和个人应当爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、勾画、剪裁、污损、批注、转借和泄密,不得任意添加其它材料。

  5、借阅档案的单位和个人,需在10日内归还。

  各单位如在档案移交及档案查询过程中发现问题,请及时与区档案馆进行联系。

  联系人:刘金宇   联系电话:15204647062

      李景然   联系电话:13846477685 

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